在现代职场中，邮件已成为正式交流的主要途径，而英语邮件的写作也渐渐成为工作中必须具备的技能。
那用英语写邮件应该注意什么事项，如何才能保证英语邮件的规范和正式呢?今天就和大伙一块看一看英语邮件的那些事儿。
1.问候greeting
●不知收件人：
To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,
●知性别：
Dear Mr/Mrs/Ms + 姓
●知头衔/职位：
Dear Prof./Dr.+ 姓
注意：在正式的英文邮件中，假如在了解他们职位的首要条件下，尽可能用“头衔+姓”的方法开场。要记得greeting后面的标点符号是逗号, 然后空一行之后才正式开始信的内容。
2.目的purpose
●在详细表述前，告知邮件重点：
I am writing in reference to…
I am writing to /confirm/i/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/公告你…
I am delighted to give you the detail about…我非常高兴能给你提供…的详细情况
●回信的开头可以说：
Thank you for reaching out to us regarding …
Thank you for your email…感谢你的来信…
Thank you for calling me yesterday to discuss…感谢昨天你来电讨论…
注意：尤其是商务信函大家一般多用比较书面的语言，比如上面的in reference to与regarding都是的意思，但大家应尽可能防止用about如此口语的表达。
3.正文content
●一个段落一个主题，几个段落一个主旨
Attached please find the latest information on…最新消息可查询附件…
In order to achieve our sales target, we need to…为了完成大家的销售目的，大家需要…
●他们知道你写信的目的及背景，下面就该需要他们行动，比如回信、回电话、表达建议、缴交文件等：
Could you please call me later today?
你能明天给我电话吗?
●商业信函中应注意用书面语▶用 receive, 不需要got;
●不要用缩写▶用 does not, 而不需要doesn't;
●多用委婉客气的语气▶I was wondering if you could provide some more details.
●要紧内容加粗，但不要全部大写▶Please review the attached documents thoroughly.
4.结尾Closing
●最后一部分一般会表示感谢或讲解下一步是什么。
常见的表达有：
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
Thank you for your time and consideration.
I look forward to hearing from you.
期待你的回信。
I hope this information is helpful.
期望这类信息有用。
Please call me if you have any question.
假如你有任何问题，请给我电话。
5.落款signature
●结尾祝福语
以下词语在正式场所及非正式场所均可用
Sincerely, Sincerely Yours,Yours Sincerely
Regards, Best Regards
Yours， Yours Truly， Truly
Best， Best Wishes
●签名档要跟着结尾敬语后面：
Sincerely,
John SmithSales Representative,
Flooring Company
需要注意的地方
1.Subject Line 标题
简洁了解的总结邮件出题的内容。
比如：
Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市场宣传类的邮件标题：
- Join us at the MLH Scholars Luncheon!- 3 Tools to Simplify Your Marketing
2.Simplified Sentences
简化句子
禁忌使用复杂的长单词或是技术术语使邮件内容累赘冗长，而是应该尽可能简化邮件里的句子。但这并不是不可以用复合句，只须保证长句是了解易懂的就没问题。
比如：
原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.
简化后： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.
3.Who are readers?
明确读者
同事、顾客还是老板?正式还是非正式?
比如：
非正式–Thanks for emailing me on 15th February.
正式–Thank you for your email dated 15th February.
非正式–Sorry, I can’t make it.
正式–I am afraid I will not be able to attend.
非正式–Can you…?
正式–I was wondering if you could….?
4.Get feedback
请教其他人的建议
向身边写作能力好、工作经验足的朋友、同事或是老师求教，请他们帮忙看你的邮件，从而依据他们的建议改进提升。
另一个办法则是注意察看和学习别的人写的好的邮件。比如收到来自同事的、老板的或是教授的邮件，注意学习他们的用词用句然后记录下来，收为己用!
现在，高步伐的工作模式总是叫人忽略了邮件必要的格式与规范，但在职场及商务场所，一封准确、规范的英语邮件是很必要的，每一封英语邮件都可以说是一个人的职场名片。
期望大伙都可以学会写好一封邮件的方法哦~祝大伙工作顺利!
